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Mailing lists service

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Configurer la liste

Comme la configuration d'une liste est quelque peu complexe, sa présentation a été séparée en quatre parties :

Nous vous conseillons d'effectuer vos changements de configuration très progressivement : ainsi, si le résultat ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez plus facilement revenir en arrière.

Le module d'administration de la liste vous offre une multitude d'options pour configurer votre liste. Néanmoins, il se peut que ces options ne correspondent pas parfaitement à vos besoins. Pour remédier à ce problème, vous pouvez faire appel aux listmasters pour qu'ils créent de nouvelles options (dans la limite de leurs capacités) : accès et/ou droits restreints à certaines catégories de personnes en fonction de l'endroit d'où elles se connectent, du domaine auquel leur adresse e-mail appartient, du groupe d'utilisateur dont elles font partie, etc.

Définition de la liste

Dans la zone 'Objet de la liste', vous pouvez modifier l'objet que vous aviez choisi lors de la création de la liste. Cet objet apparaît dans le bandeau bleu visible en haut de toutes les pages de la liste, ainsi que sur les pages d'index de listes (liste des listes, liste de vos abonnements, etc.) et dans la barre de titre du navigateur.

Vous pouvez également modifier la 'Visibilité de la liste'. Les différentes options disponibles sont :

Si vous souhaitez restreindre la visibilité de la liste suivant d'autres critères, faites-en la demande aux listmasters : il est probable qu'ils puissent créer une nouvelle option correspondant à vos besoins (exemple : liste visible uniquement par les membres d'un groupe d'utilisateurs, d'un domaine internet, etc.).

Dans les zones 'Propriétaires' et 'Modérateurs', vous pouvez ajouter des propriétaires et des modérateurs à la liste ou modifier leurs informations :

Attention : le fait de devenir propriétaire ou modérateur d'une liste n'implique pas d'être abonné automatiquement à cette liste. Les propriétaires et modérateurs doivent donc faire la démarche de s'abonner à la liste.

Pour supprimer des propriétaires/modérateurs, effacez le contenu des champs de texte relatifs au propriétaire/modérateur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton 'Mise à jour'.

Vous pouvez également modifier la catégorie de la liste ainsi que sa langue. Si vous changez la langue de la liste, tous les messages prédéfinis seront envoyés dans la langue choisie (attention : sous réserve que la traduction existe !).

Vous ne pouvez pas modifier le domaine internet de la liste : seul les listmasters peuvent modifier ce paramètre.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Diffusion/réception

À partir de cette page, vous pouvez tout d'abord décider qui peut envoyer des messages sur la liste.

Dans la zone 'Périodicité des compilations', vous pouvez définir à quel intervalle sont envoyées les compilations de messages (modes de réception Compilation et Résumé) : sélectionnez dans la liste tous les jours pour lesquels vous souhaitez que des compilations soient envoyées. Choisissez ensuite un horaire d'envoi des compilations (évitez de choisir un horaire compris entre 23h et minuit).

Dans la liste 'Options d'abonné disponibles', sélectionnez toutes les options d'abonné que vous souhaitez offrir à vos abonnés. Par défaut, toutes les options sont sélectionnées.

La zone 'Adresse de réponse' vous permet de définir les destinataires par défaut lors d'une réponse à un message envoyé sur la liste :

La liste déroulante 'Respect du champ existant' vous permet de choisir le traitement du champ d'en-tête SMTP 'Reply-To' dans les messages entrants. L'option 'Respect' préserve ce champ tandis que l'option 'Forced' permet de l'écraser.

Enfin, l'option 'Marquage du sujet des messages' permet de choisir le texte qui sera inséré devant l'objet de tous les messages envoyés sur la liste : ceci permet aux abonnés de pouvoir trier leurs messages plus facilement, de leur appliquer des filtres de messages, etc. Par défaut, ce texte est constitué du nom de la liste entouré de crochets (les crochets sont rajoutés automatiquement par le système, il est inutile de les indiquer vous-même).

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Droits d'accès

À partir de cette page, vous pouvez décider :

Sur cette page, vous pouvez également définir les droits relatifs à l'espace de stockage partagé (section 'Documents' de la liste, accessible via un lien dans le menu de gauche). On distingue les droits de consultation et les droits d'édition des documents :

La zone de texte 'Quota' vous permet de définir une taille maximale à ne pas dépasser pour l'espace de stockage partagé. Cette taille ne représente pas la taille maximale d'un document publié dans l'espace de stockage partagé, mais bien celle de l'ensemble des documents publiés sur la liste. Elle est exprimée en kilo-octets. Lorsqu'un abonné tente de publier un fichier trop gros par rapport à l'espace restant, il reçoit un message d'erreur.

Pour plus d'informations sur la gestion de l'espace de stockage partagé (organisation de l'espace de stockage partagé, modification des droits d'accès, etc.), reportez-vous à la section Utiliser l'espace de stockage partagé du Guide de l'utilisateur.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Archives

À partir de cette page, vous pouvez décider qui peut accéder aux archives de la liste en ligne (messages envoyés consultables sur l'interface web du serveur de listes). Les différentes options disponibles sont :

La zone de texte 'Quota' vous permet de définir une taille maximale à ne pas dépasser pour les archives de messages. Cette taille est exprimée en kilo-octets. Les propriétaires reçoivent une notification lorsque les archives atteignent 95 % de la taille autorisée. Si la taille maximale dévolue aux archives est atteinte, les messages ultérieurs ne sont pas archivés.

Même si les messages cessent d'être archivés, il reste évidemment possible d'envoyer des messages sur la liste.

Il est également possible d'accéder aux archives de la liste par e-mail, en envoyant à sympa la commande suivante : get nomdelaliste log.anneemois (exemple : get cri-exemple log.200507). L'abonné reçoit alors une compilation de tous les messages envoyés au cours du mois choisi. Cette compilation est envoyée en texte brut et contient des balises HTML à la place du formatage d'origine ; elle comprend également des en-têtes détaillés pour chaque message. Le paramètre 'Archives textuelles' vous permet de définir :

Si ce paramètre n'est pas défini, la liste n'aura aucune archive consultable par e-mail. Attention : seuls les listmasters ont le pouvoir de modifier ce paramètre.

Il est possible d'envoyer des messages cryptés au format S/MIME sur la liste. L'option 'Archivage des messages cryptés' vous permet de définir comment ces messages vont être archivés :

Cette option s'applique à la fois aux archives de messages textuelles et aux archives en ligne, ainsi qu'aux compilations de messages envoyées aux personnes qui ont souscrit leur abonnement avec le mode de réception Digest.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Gestion des rapports de non-remise

Les « bounces » représentent les abonnés en erreur, c'est-à-dire les abonnés qui ne reçoivent pas les messages envoyés sur la liste. Les raisons peuvent être variées : adresses qui n'existent plus, adresses momentanément indisponibles au moment de l'envoi de messages, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.

La section 'Gestion des erreurs' définit deux seuils :

Les sections 'bouncers_level1' et 'bouncers_level2' permettent d'effectuer automatiquement des actions en direction des abonnés en erreur. Vous pouvez définir :

Pour gérer les erreurs (annuler les erreurs pour certains abonnés, désabonner les abonnés en erreur, demander un rappel des abonnements, etc.), allez à la page 'Erreurs' du module d'administration de la liste.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Divers

L'option 'Expire_task' vous permet de définir un délai d'expiration automatique des abonnements à la liste : à intervalles réguliers (exemple : une fois par an), les abonnés recevront un message leur demandant de renouveler leur abonnement à la liste. S'ils ne le renouvellent pas, ils seront automatiquement désabonnés. Cette procédure permet de s'assurer que toutes les personnes abonnées à la liste sont réellement concernées et intéressées.

L'option 'Remind_task' vous permet d'envoyer des rappels d'abonnements à intervalles réguliers à tous les abonnés de la liste.

L'option 'Méthode de protection des adresses contre les robots spammeurs' permet d'éviter que les adresses e-mail des abonnés ne soient récupérées par des robots à des fins de spam. Cette option est valable pour l'ensemble des pages relatives à la liste.

Sur cette page, vous pouvez également voir des informations sur la dernière mise à jour de la liste (qui l'a effectuée et à quelle date) ainsi que sur le nombre de changements de configuration depuis la création de la liste.

ATTENTION : n'oubliez pas de cliquer sur 'Mise à jour' au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.


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